„Wie soll ich das alles schaffen?“ Wenn man sich diese Frage stellt, dann ist es Zeit, die bestehenden Ziele und Aufgaben kritisch zu hinterfragen: Welche sind (noch) sinnvoll – und welche könnten gestrichen werden?

Es ist wenig hilfreich, etwas Unnötiges zu optimieren

 

Die bestehenden Ziele und Aufgaben wurden irgendwann einmal festgelegt, weil man sich von ihnen einen Nutzen versprochen hat. Im Lauf der Zeit änderten sich Rahmenbedingungen, Märkte, Technologien, Erwartungen etc. Neues wurde eingeführt. Aber oft vergisst man hinzuschauen, was von den bisherigen Aufgaben durch geänderte Ziele oder Rahmenbedingungen überflüssig wird. Altes wird nach wie vor mit einem oft beträchtlichem Zeitaufwand erledigt, obwohl der Nutzen heute nicht mehr gegeben ist.

 

Insofern ist eine kritische Bestandsaufnahme sinnvoll. Dabei ist es oft schwierig, sich von Altem zu lösen, gerade weil es ja einmal wertvoll war. Menschen reagieren dann häufig mit einem Festhalten: „Das können wir nicht aufhören, weil ...“

 

Psychologisch gesehen ist es dabei leichter, nicht die Frage zu stellen: „Was könnten wir streichen“, sondern „Von dem was wir heute tun: Womit würden wir nicht anfangen? Was würden wir nicht neu einführen, wenn wir es nicht schon täten?“

 

Fredmund Malik meint in seinem Buch "Führen, Leisten, Leben", dass man sich diese Frage alle drei Jahre bezogen auf Märkte, Kunden, Produkte und Technologien stellen sollte, sowie einmal jährlich auf alles Andere, was mit der Organisation zu tun hat (Prozesse, Aufgaben etc.).
Dazu ist es sinnvoll, sich gemeinsam mit den BereichsmitarbeiterInnen einen ganzen Tag Zeit zu nehmen (diesen verbindlich mit Termin reservieren), um zu entrümpeln.

 

Oft erkennt man dabei, dass die zu entrümpelnde Aufgabe längst ein reiner Selbstzweck geworden ist, dass man das ursprünglich damit verbundene Ziel heute auf anderem Weg erreicht, oder auch, dass dieses Ziel heute gar nicht mehr relevant ist.

 

Dann stellt sich nur noch die Frage: Wann / wie schnell können wir damit aufhören?
Bei vielen Dingen geht das sofort, bei manchen dauert es länger, bis man die erforderlichen Schritte eines sinnvollen "Ausstiegsszenarios" gemacht hat.

 

Wann Entrümpeln angesagt ist ...

 

Für jedes Ziel bzw. jede (zeitaufwändigere) Aufgabe sollte man sich folgende Fragen stellen:

 

	Wozu haben wir es bisher gemacht? Welches sinnvolle Ergebnis hat es bewirkt?
	Ist dieser Nutzen noch relevant (heute; kurz-, mittel- und langfristig)?
	Welchen Aufwand (z.B. Arbeitszeit, Material, etc.) verursacht es?
	Stehen Nutzen und Aufwand in einem sinnvollen Verhältnis, d.h.: lohnt sich der Aufwand?
	Was würde schlimmstenfalls passieren, wenn man es nicht mehr täte?
	Welche Position in der Prioritätenreihe aller Ziele geben wir diesem Ziel?
	Wenn wir das alles überlegen: Ist dieses Ziel (bzw. diese Aufgabe) wirklich noch relevant oder kann es „entrümpelt“ werden?

Manchmal wird man bei Aufgaben fündig, die von einer oberen Führungsebene gewünscht werden. Diese Führungskräfte legen sich auf Grund ihrer hierarchischen Position oft quer, wenn sie auf etwas verzichten sollen. Der Aufwand wird dabei von ihnen bagatellisiert, weil sie die Gesamtdimension und die Konsequenzen nicht sehen können oder wollen.

 

Denkfehler 1: „Es kostet eh nicht viel Zeit“
Bp.: Eine wöchentlich wiederkehrende Aufgabe benötigt 30 Minuten pro Woche. Nun kann man denken: 30 Minuten ist nicht viel. Rechnet man das aber auf 1 Jahr hoch, dann sind das 24 Stunden. Bewertet man das noch mit Geld (z.B.: 60 Euro Vollkosten je Stunde), dann belaufen sich die jährlichen Personal-Kosten auf 1.440 Euro (zuzüglich allfälliger anderer Kosten).

 

Denkfehler 2: Der/der MitarbeiterIn ist ja ohnehin da und das ist eben Teil seiner/ihrer Arbeit.
Hier hilft eine alternative Frage: Wenn innerhalb der Organisation niemand da wäre, der diese Aufgabe erledigt, und wir diese Leistung extern um 1.440 Euro zukaufen müssten: Würden wir diesen Betrag investieren bzw. ins Budget einplanen?

 

Gerade diese Frage stellt das Ziel bzw. die Aufgabe endgültig auf den Prüfstand!

 

Oft werden einfache Anschaffungen um 100-200 Euro (z.B. für einen zusätzlichen Drucker) als „zu teuer“ abgelehnt. Insofern muss sich eine Führungskraft gut überlegen, wie sie die Sinnhaftigkeit dieser 1.440 Euro argumentiert.

Wenn man die oben beschrieben Fragen mit einer kritischen Distanz stellt und ehrlich beantwortet, wird man erstaunlich viele „Entrümpelungskandidaten“ finden.

 

Wenn man das Ganze entsprechend umsetzt, kann ein bestehender Arbeitsdruck oft merkbar verringert werden: Jedes Ziel, das Sie sich NICHT setzen bzw. jede Aufgabe, die Sie NICHT machen, schafft Raum. Für die Ziele, die wirklich wichtig sind. Oder zum Entspannen und Regenerieren.