„Chef, wir brauchen einen zusätzlichen Mitarbeiter, sonst schaffen wir das alles nicht. Außerdem müsste unsere Maschine dringend gewartet werden. Und eine EDV-Schulung wäre auch fein, damit wir mit dem PC endlich klar kommen.“
Darauf der Chef: „Tut mir leid, aber dafür haben wir heuer leider kein Budget“.
Kommt Ihnen bekannt vor?
Aber laufen soll der Laden schon ...„

Wenn derselbe Chef sein Auto genau so behandeln würde, würde er irgendwo in der Pampa hängen bleiben. Das Auto meldet sich plötzlich mit einem deutlichen „Bitte bald tanken“. „Aber unser Chef denkt: „Benzin kostet Geld. Dafür habe ich kein Budget. Das Auto soll keine Zicken machen, sondern gefälligst fahren, auch wenn ich nicht tanke.“ So ... würde doch kein Chef sein.

Aber bei den Mitarbeitern agieren Chefs oft so irrational. Und die Mitarbeiter laufen und laufen und laufen (wie der alte VW-Käfer; aber auch der brauchte Sprit). Oft ist der Chef eine mittlere Führungskraft, die in ihrer Sandwich-Position im gleichen Dilemma steckt: Mit immer wenige Mitteln mehr herausholen. Irgendwann stößt auch er an seine eigene Grenze. Hoffentlich ist es kein Herzinfarkt.

Ich lade Sie ein, ein Gedankenspiel zu spielen.

Betrachten Sie doch einmal sich selbst als Maschine:

	Was ist Ihr Hauptzweck? Wozu hat das Unternehmen Sie eigentlich angeschafft?
	Was ist Ihr Hauptprodukt? Gibt es (wertschöpfende) Nebenprodukte? Abfallstoffe?
	Welche Qualität können Sie unter welchen Umständen liefern?
	Was ist Ihre Maximalkapazität?
	Wieviel Prozent Ihrer Maximalkapazität liefern Sie derzeit (durchschnittlich gerechnet über eine Woche oder ein Monat)?
	Was benötigen Sie an vorbeugender Instandhaltung, um ohne unerwarteten Ausfall sicher zu produzieren? Wer müsste die Instandhaltung organisieren bzw. durchführen?
	Bekommen Sie diese Instandhaltung?
	Wie sind Sie mit anderen Maschinen verknüpft? Was kommt vorher und liefert Ihnen Zwischenprodukte? Was kommt nachher und verarbeitet Ihren Output weiter?
	Ist das die ideale Maschinenverknüpfung? Sollte etwas geändert werden?

Betrachten Sie nun einen Ihrer Mitarbeiter ebenfalls als Maschine und stellen sich für ihn die gleichen Fragen.

Betrachten Sie Ihre ganze Abteilung als „Maschinenpark“ zur Herstellung eines bestimmten Outputs:

	Haben Sie die richtigen Maschinen?
	Haben Sie genügend Kapazität?
	In welchem Zustand sind die einzelnen Maschinen?
	Haben Sie die vorbeugende Instandhaltung gut geregelt?
	Haben Sie schon den optimalen Prozess oder könnte er verbessert werden? Wie?

Vielleicht gelangen Sie bei diesen Gedanken zu der Erkenntnis, dass Sie und/oder Ihre Mitarbeiter längst auf der Reserve fahren, der Kühler schon kocht, Sie das höchst zulässige Gesamtgewicht deutlich überschritten haben. Oder anders formuliert, dass Sie mit zu hohem Aufwand einen nicht optimierten Prozess betreiben und sich dabei aufreiben.

Höchste Zeit für eine individuelle oder gemeinsame Auszeit, ein „vorbeugendes Instandhaltungs-Service“!

Dabei lohnt sich unter Anderem auch der Blick auf sinnentleerte Rituale, die ausgeführt werden „weil wir das immer schon so gemacht haben“, die aber heute keine wirklich wertschöpfende Qualität mehr haben. Lesen Sie dazu auch die Beiträge „Weniger ist mehr“ und „Auch in Unternehmen ist weniger oft mehr“ .

Lohnt sich die Investition? Rechnen Sie es doch einmal durch ...

Sollten Sie bereits radikal entschlackt haben und das Thema noch immer lauten „Zu wenig Personal, um das Geschäft gut zu betreiben, aber von oben gibt´s nichts“, hilft oft eine ebenfalls „maschinenadäquate“ Überlegung: Wenn ich eine Maschine neu anschaffe, führe ich zuerst eine Amortisationsrechnung durch: Welche Investitionskosten (Rekrutierung, Einarbeitung) und laufenden Kosten (Gehalt, Schulungen etc.) fallen an, welche Wertschöpfung bringt der Mitarbeiter, und ab wann hat sich das Ganze gerechnet?

Manchmal ist der (zusätzliche) Nutzen nicht so einfach zu rechnen, aber es lässt sich oft abschätzen, welcher Schaden entstehen könnte, wenn nicht investiert wird.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Es fehlt 1 Mitarbeiter in der Kundenbetreuung. Jährliche Vollkosten: 100.000 Euro. Potentiell könnte er 3 zusätzliche Kunden betreuen, die Sie noch nicht haben. Wenn Sie ihn nicht einstellen, können die bisherigen Kundenbetreuer Ihre aktuellen Bestandskunden nicht mehr optimal betreuen. Wenn es dumm läuft, springen Ihnen in diesem Jahr 2 Kunden ab. Fehlender Deckungsbei-trag 400.000 Euro. Folge: Ihre Kosten sind zu hoch, Sie müssen Personal abbauen; die verbleibenden Mitarbeiter können die noch verbliebenen Kunden nicht optimal betreuen, Kunden springen ab, Neugeschäft bleibt aus, Ihre Kosten sind schon wieder zu hoch – eine teuflisch Spirale. Tausendfach produziert in unzähligen Unternehmen.

Daher mein Vorschlag, wenn Sie Führungskraft sind: Nehmen Sie sich gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Zeit für eine „Inspektion“ – hören Sie Ihren Mitabeitern gut zu und tun Sie Forderungen nach „mehr Personal“ nicht sofort als Zeichen von Bequemlichkeit ab. Vielleicht braucht das Auto wirklich Sprit. Es wäre doch schade, wenn Sie mitten in der Pampa stehen blieben.