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Die Mitarbeiter-Qualifikation als Stellschraube zum Reduzieren von Druck

 

Wenn Sie jemals IKEA-Möbel zusammengebaut haben kennen Sie das vielleicht: Das erste Möbelstück dauert eine Weile: Montageanleitung lesen (und verstehen!), die Einzelteile erkennen und richtig zusammenbauen, sich wegen übrig gebliebener Schrauben wundern. Das zweite gleichartige Möbel geht schon flotter, das dritte macht keinen Stress mehr.

Es gab einmal Schreibmaschinen ...

 

Wenn der Arbeitsdruck zu groß ist und die Aufgaben nicht mehr in der verfügbaren Zeit erledigt werden können, dann kann es auch daran liegen, dass einzelne Mitarbeiter das Ganze zu umständlich angehen, immer wieder (die gleichen) Fehler machen, sich häufig rückversichern oder manche Aufgaben lange liegen lassen, weil sie sich damit unsicher fühlen. Möglicherweise fehlt den Mitarbeitern in Einzelbereichen das nötige Know how, um die Aufgaben mit einem Minimum an Zeitaufwand und möglichst fehlerfrei auszuführen.

 

Vor allem jangjährige Mitarbeiter arbeiten oft nach einem eingeübten Schema und merken es gar nicht, dass es zwischenzeitlich effizientere Wege oder technische Hilfsmittel gibt, die ihnen die Arbeit vereinfachen würden. Als die EDV in unseren Büros Einzug hielt, taten sich viele Mitarbeiter anfangs schwer, von der Schreibmaschine auf PC-Programme umzusteigen. Heute hat die Schreibmaschine Museumswert – ähnlich wie so mache Arbeitsansätze von Mitarbeitern.

 

Aber auch wenn man sie darauf aufmerksam macht, klammern sie sich an das vertraute Vorgehen, das ihnen Sicherheit gibt. Sie scheuen sich oft, das Neue zu lernen, das anfangs mühsamer erscheint, aber nach der erforderlichen Übung eine echte Zeitersparnis bringen würde.

 

Eine ähnliche Situation findet man, wenn ein Mitarbeiter eine neue Aufgabe übernehmen soll und für diese nicht professionell eingearbeitet wird, sondern sich vieles selbst beibringen muss. Aus Mangel an Erfahrung und Überblick über den „best practice Standard“ kann es sein, dass er sich umständliche Vorgangsweisen anlernt und diese dann für normal und notwendig hält.

 

In beiden Fällen wäre es notwendig, dass die Führungskraft das ineffiziente Arbeiten erkennt, den Mitarbeiter darauf aufmerksam macht, gemeinsam mit ihm ein Trainingsprogramm erstellt und dessen Umsetzung evaluiert.

 

Ein solches Programm kann je nach Situation die unterschiedlichsten Elemente beinhalten, z.B.:

Schulungen
Kurzinputs von erfahrenen Kollegen bzgl. „Tipps & Tricks“ (z.B. bei der Anwendung von EDV-Programmen)
Coaching durch die Führungskraft
Coaching durch einen internen oder externen Experten
Supervision (wenn es mehrere Mitarbeiter betrifft)
Intervisionsgruppen zum Erfahrungsaustausch
........

Übung macht den Meister

 

Dazu eine kurze Zen-Geschichte (gefunden in Dan Millman: "Die goldenen Regeln des friedvollen Kriegers", S. 169):

 

Das Bild einer Katze

 

Ein reicher Mann, der Katzen liebte, bat einen berühmten Zen-Maler um ein Katzenbild. Der Meister war einverstanden und bat den Mann, in drei Monaten wiederzukommen.
Der Mann tat, wie ihm geheißen, wurde aber immer wieder weggeschickt, bis ein Jahr vergangen war. Auf Bitten des Mannes zog der Meister schließlich einen Pinsel hervor und zeichnet ihm mit Anmut und Leichtigkeit in einem einzigen Strich eine Katze hin - das wunderbarste Bild, das der Mann je gesehen hatte.
Erst staunte er.
Dann wurde er wütend.
"Du hast doch bloß dreißig Sekunden gebraucht, um diese Katze zu zeichnen! Warum ließest du mich dann ein Jahr warten?", fragte er.
Wortlos öffnete der Meister einen Schrank.
Heraus fielen Tausende von Katzenzeichnungen.


 

 

Ähnlich wie bei unsrem Beispiel der IKEA-Möbel verhält es sich mit neuen Aufgaben, aber auch mit Aufgaben, die relativ selten anfallen und in die man sich immer wieder neu hinein denken muss. Man startet quasi die Lernkurve immer wieder von vorne und kommt nicht in einen effizienten, eingeübten Routinebetrieb.

 

In solchen Fällen können unterschiedliche Ansätze hilfreich sein, z.B.:

 

Wenn eine selten anfallende Aufgabe bisher von mehreren Mitarbeitern gemacht worden ist, kann man sie bei einem dieser Mitarbeiter konzentrieren. Damit spielt man die anderen davon frei, und der zuständige Mitarbeiter bekommt durch das häufigere Ausführen mit der Zeit die erforderliche Routine (wichtig ist dabei natürlich auch eine sinnvolle Vertretungsregelung)
Man schreibt für die selten auszuführende Aufgabe einen genauen Ablauf (wie ein Kochrezept), in dem Schritt für Schritt erklärt wird, was zu tun ist, wo die erforderlichen Unterlagen / Informationen / Dateien in der EDV zu finden sind etc. Das wäre auch in obigem Fall für die Vertretung hilfreich.
Man sucht sich einen externen Spezialisten, der diese Arbeiten als sein Normalgeschäft betreibt und sie ggf. kostengünstiger anbieten kann als die internen Vollkosten eines Mitarbeiters wären, der für die Ausführung doppelt so lange braucht.

Bevor man allerdings Interventionen in das Trainieren von Fähigkeiten unternimmt sollte abgeklärt werden, ob es sich wirklich um ein fachliches Defizit oder um ein Motivationsproblem handelt.
Eine Möglichkeit der Einschätzung bietet z.B. die „Können-Wollen-Checkliste“ (siehe die Newsletter August und September 2004) oder ein gut geführtes Mitarbeitergespräch.

 

Mehr zum Thema Motivationsmangel als Ursache für Druck im nächsten Newsletter.

 

KULTUhRWERK SALZSTRASSE

INK Institut für Narrative Kunst